katya_kn Сообщение 07/08/2009 14:55 Копия темы
Контроль рабочего времени персонала Управление сотрудниками в настоящее время является важнейшей функцией любого руководителя, поэтому раньше или позже, но с потребностью ведения учета рабочего времени своих сотрудников непременно столкнется директор предприятия или владелец бизнеса в не зависимости от размера организации и ее сферы деятельности. Разнообразные программы учета рабочего времени позволяют эффективно контролировать работников, навсегда искоренив в организации регулярные опоздания, а в крайних случаях – неявки на работу. Каждая минута рабочего времени – это реальные затраты, следовательно учитывать рабочее время и контролировать работников одна из самых актуальных задач. Причем учет рабочего времени с помощью электроники успешно применяется как в сравнительно малых фирмах, где необходим учет работников, так и в крупных организациях.
Конечно, существует этическая проблема в слежении за работниками, в некоторых организациях даже стали этот момент оговаривать отдельным пунктом трудового контракта. Но, тем не менее, следить за проведением рабочего времени персонала необходимо, как и другие бизнес ресурсы, и подлежать учету (что сделано в рабочее время, какие результаты принесли и выполнена ли была установленная норма). Так учет рабочего времени стал неотъемлемой частью кадровой политики компании.
Экономическая эффективность поддержания процесса учета рабочего времени, естественно, не сводится к единственному результату, чтобы работники не халтурили, а выполняли свои служебные обязанности. Но здесь есть и исключение из правила – иногда имеет значение именно процесс деятельности. Например, в магазине предпочтительнее медлительный кассир, нежели отсутствие данного сотрудника на рабочем месте. То есть, первое требование к работникам – это нахождение на работе, а лишь второй – эффективность работы. Применение системы учета рабочего времени будет действенным способом контроля.
Важной целью установления системы учета рабочего времени его детализация. Так, практикуется в проектном управлении вести учет не столько присутствия на рабочем месте, сколько конкретных задач выполняет сотрудник. Данная статистика впоследствии применяется при определении стоимости и срока для следующих аналогичных задач.
Нельзя не отметить, что детальный контроль рабочего времени способствует максимальной оптимизации бюджета заработных плат в организации.
Работники, проинформированные о введенной системе контроля и его ведении, значительно сократят время на перекуры, чаепития, опоздания, ранние уходы, продолжительные обеды, что по статистике составляет 10-15% общего рабочего времени. При переводе этих цифр в реальные заработные платы, становится понятным быстрая окупаемость проекта. Причем кадровые решения будут приниматься на основе точных и объективных данных.
Механизм работы системы учета заключается в следующем. Необходимо заключить и внести в трудовое соглашение соответствующие поправки, конкретно каждому сотруднику определить пространство в помещении организации, время пребывания в котором считается рабочим, а также определяется идентификатор. Обычно идентификатором служит пластиковая карта, но могут применяться и отпечатки пальцем, либо набор пин-кода. Контроль проводится в виде фиксирования прихода и ухода при заданном режиме рабочего времени.
Регистрация в системе занимает пару секунд, для нее достаточно лишь поднести к терминалу пропуск или нажать кнопку, а в современных системах предусматривается возможность указания причины выхода через набор кода. Сама система проводит статистику, сформировывает отчеты, а результаты импортируются в программу расчета зарплаты. Отчеты могут формироваться по разным основаниям: по работникам, подразделениям, по приходам и уходам, по переработкам, по типам нарушений по временным интервалам.
Основным параметром системы контроля является гибкость настраивания и способность взаимодействовать с программным обеспечением бухгалтерии и отдела кадров. В идеальном варианте всем сотрудникам в программе устанавливается ненормированный либо нормированный рабочий день, общий либо индивидуальный график работы. На основе накопленной информации составляется табель учета рабочего времени и рассчитывается заработная плата.
Приведем простой пример, показывающий экономическую эффективность внедрения системы учета рабочего времени. Возьмем небольшую организацию со штатом в 30 сотрудников. В организации применяется стандартная организация работы – 22 дня в месяц, с 8-часовым рабочим днем. Таким образом, получаем: 176 рабочих часов в месяц всего. 15 часов будет уходить на учет рабочего времени вручную. Установим среднюю заработную плату одного работника на минимальном уровне 30 рублей в час. Реально отработанно 169 часов за месяц, а на перекуры и опоздания ушло целых 7 часов. Возьмем стоимость системы учета рабочего времени за 29 000 руб. (это средний показатель). Теперь виден очевидный и печальный результат – переплата работникам организации за месяц составляет 6750 руб., а за год 81000 руб. Получаем срок окупаемости проекта 4,3 месяца и ежемесячную экономию 6750 руб. Выглядит привлекательно, не правда ли?